Відділ документообігу, контролю, організаційної та інформаційної діяльності

 

 

 

 

 

Начальник Шваб Галина Костянтинівна  тел.4-21-79

Головний спеціаліст Барановська Тетяна Михайлівна  тел.4-21-79

Головний спеціаліст Толкач Наталія Миколаївна тел.4-24-54

Головний спеціаліст Кончаківська Наталія Миколаївна тел.4-42-57

 

Розпорядження голови райдержадміністрації "Про затвердження Положення про відділ документообігу. контролю, організаційної та інформаційної діяльності апарату райдержадміністрації" від 11.02.2020 № 28

                     
ПОЛОЖЕННЯ

про  відділ документообігу, контролю,

організаційної та інформаційної

діяльності апарату райдержадміністрації

І. Загальні положення

   1. Відділ  документообігу, контролю, організаційної та інформаційної діяльності апарату райдержадміністрації (далі відділ)  є структурним підрозділом апарату районної державної адміністрації.

  2. Відділ у своїй діяльності керується: Конституцією України, Законами України «Про місцеві державні адміністрації», «Про звернення громадян», Положенням про апарат районної державної адміністрації, Указами і розпорядженнями Президента України, постановами і дорученнями Кабінету Міністрів України, розпорядженнями голів обласної та районної державних адміністрацій, регламентом роботи районної державної адміністрації, цим Положенням.

  З питань організації та методики ведення діловодства і архівної справи відділ керується постановою  Кабінету Міністрів України від 17.01.18  № 53 «Деякі питання документування управлінської діяльності», з урахуванням постанови Кабінету Міністрів України від 17 квітня 2019 року № 375 «Про внесення  змін  до постанов  Кабінету  Міністрів  України  від 18  липня  2007 р.     № 950 і від 17 січня 2018 р. № 55», Інструкцією з діловодства в райдержадміністрації затвердженої розпорядженням голови райдержадміністрації від  06.07.18 № 156 та розпорядженням голови райдержадміністрації від 03.09.2019 № 99 «Про внесення змін до розпорядження голови районної державної адміністрації від 06.07.2018 № 156 «Про затвердження Інструкції з діловодства у Овруцькій районній державній адміністрації».

    3. Загальне керівництво роботою відділу в районній державній адміністрації здійснюється керівником апарату.

    4. Відділ при вирішенні питань, які належать до його компетенції, взаємодіє з структурними підрозділами районної державної адміністрації, виконавчим апаратом районної ради, виконавчими органами міської, селищної та сільських рад району, а також із підприємствами, установами, організаціями, об’єднаннями громадян.  

    5.  Відділ підзвітний та підконтрольний керівнику апарату районної державної адміністрації.

   6.  Діяльність відділу здійснюється на основі  планів роботи, затверджених  керівником апарату районної державної адміністрації, а також індивідуальних планів роботи працівників відділу, затверджених начальником відділу.

    7.  Положення про відділ затверджуються розпорядженням  голови районної держадміністрації.

   ІІ.  Основні завдання  та  функції  відділу:

    1.  Дотримує встановленого єдиного порядку документування і роботи з документами  в районній державній адміністрації.

    2.  Здійснює  за поданими  інформаціями,   а  при необхідності   спільно

 з іншими     підрозділами     райдержадміністрації    фактичний   контроль    за  виконанням   управліннями,  відділами,    секторами        райдержадміністрації, підприємствами,  установами,  організаціями, виконкомами міської,   селищної, сільських  рад  законів   України,  актів   та   доручень     Президента    України,             Кабінету  Міністрів  України,   розпоряджень  і   доручень   голів   обласної    та      районної      державних    адміністрацій    з    питань,   що    визначені     даними                 документами   і    належать  до  компетенції  райдержадміністрації.

    3.  Аналізує     причини    виникнення   порушень    у    виконанні    вимог  зазначених документів і внесення пропозицій щодо їх усунення.

    4.  Готує     інформаційно  –    довідкові    та   інші   матеріали  з     питань виконання     розпоряджень    органів    влади    вищого     рівня,   розпоряджень   голови      райдержадміністрації,       власних    документів  органами  місцевого  самоврядування     в       частині     делегованих     їм      повноважень      органів виконавчої влади, що належать до компетенції відділу.

     5. Готує проекти розпоряджень і доручень голови районної  державної адміністрації з питань, що належать до компетенції відділу.

     6. Забезпечує належний розгляд  звернень і організації прийому громадян головою та заступниками голови райдержадміністрації, перевіряє стан цієї роботи в органах виконавчої влади.

    7. Забезпечує  ведення  системи  діловодства, організаційно-методичне керівництво  роботою з документами в структурних підрозділах  районної державної адміністрації, облік та розгляд   звернень громадян   з  особистих проблем, з питань діяльності органів місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій та інших юридичних осіб, належну організацію особистого прийому громадян головою та заступниками голови районної державної адміністрації.

   8.  Веде в установленому порядку  облік  завдань,     реалізація    яких     передбачена відповідними органами виконавчої влади, розпоряджень голови обласної державної   адміністрації   і доручень  її  структурних     підрозділів та управлінь, розпоряджень голови районної державної адміністрації, контроль за виконанням яких покладено на відділ.

    9.  Перевіряє    стан    виконання   структурними   підрозділами     районної державної       адміністрації,     органами   місцевого  самоврядування  в    частині делегованих   їм   повноважень  органів  виконавчої    влади   положень    законів  України, розпоряджень і доручень голів обласної та районної державних адміністрацій.

   10.  Готує    і  систематично    надає   структурним   підрозділам    районної державної адміністрації попереджувальні інформаційні матеріали, щодо термінів виконання вимог зазначених документів.

    11.  Готує аналітичні  та   інформаційні матеріали  для   голови     районної державної    адміністрації,   його   заступників  та    керівника   апарату   про   хід виконання розпоряджень    і доручень  голів  обласної  та  районної    державних адміністрацій.

  12. Вносить пропозиції про зняття з  контролю  чи  продовження  термінів виконання  зазначених  документів,  притягнення  в  установленому  порядку до відповідальності  посадових  осіб  за  їх  невиконання  чи  неналежне  виконання.

    13.  Розробляє     та     подає   в   установленому   порядку    пропозиції     з питань   удосконалення   організації   здійснення    контролю.

   14. Розглядає  за  дорученням голови   районної  державної   адміністрації запити  та звернення народних депутатів України, запити депутатів місцевих рад, установ і організацій

    15. Приймає, реєструє, веде облік, забезпечує зберігання, оперативний пошук та доставку документів, пропозицій, заяв і скарг громадян, що надійшли на ім’я голови, заступників голови райдержадміністрації. Готує в погодженні із керівником апарату проекти резолюцій.

  16. Розробляє номенклатуру справ зберігання документів,        рекомендації щодо покращення організації діловодства  в апараті райдержадміністрації,  надає методичну допомогу  відділам і управлінням  райдержадміністрації,  виконавчим   комітетам   міської,  селищної  та  сільських  рад   щодо    організації   роботи  із зверненнями  і  особистого  прийому громадян.

   17. Організовує за дорученням керівництва підготовку проектів документів, забезпечує оформлення і відправлення документів.

   18. Організовує  копіювання  документів.

   19. Вживає заходів до скорочення термінів проходження документів, узагальнює та аналізує дані про хід і результати цієї роботи, здійснює контроль за своєчасним розглядом пропозицій, заяв і скарг громадян.

  20.  Проводить консультації та роз’яснювальну роботу з громадянами, які виявили бажання звернутись (або звернулись) на особистий прийом, про порядок вирішення їх проблем.

  21. Здійснює попередній розгляд письмових звернень громадян, за дорученням голови та заступників голови райдержадміністрації направляє їх структурним підрозділам, відділам і управлінням райдержадміністрації, виконкомам міської, селищної, сільських рад, керівникам підприємств, установ і організацій для розгляду.

   22. Отримує від структурних підрозділів, відділів і управлінь райдержадміністрації,     виконкомів міської,     селищної,        сільських рад, підприємств, установ, організацій інформацію (довідки, пояснення, інші матеріали), що стосуються розгляду звернень громадян.

  23. Аналізує та узагальнює стан роботи з документами, письмовими і усними зверненнями громадян та організації їх виконання в апараті райдержадміністрації, міській, селищній та сільських радах, зведені відомості про стан виконавської дисципліни подає для розгляду голові райдержадміністрації.

  24. Відповідно до плану роботи  відділу або за дорученням керівництва адміністрації вивчає стан організації роботи з документами та зверненнями громадян у відділах та управліннях райдержадміністрації, виконкомах міської, селищної, сільських рад, надає з цих питань необхідну методичну та практичну допомогу, за результатами готує аналітичні матеріали та довідки для інформування керівництва райдержадміністрації.

    25. Готує пропозиції до плану роботи райдержадміністрації.

   26. Забезпечує додержання єдиного порядку відбору, схоронності, якості оброблення та використання документів, що видаються під час діяльності районної державної адміністрації, для передачі на державне зберігання.

   27. Завіряє  печаткою  документи у випадках,  передбачених    Інструкцією по діловодству.

   28. Забезпечує тимчасове зберігання документів.

   29. Видає у встановленому порядку витяги, копії документів юридичним особам і громадянам за їх письмовим зверненням та відповідним дозволом керівника апарату.

   30. Проводить попередню експертизу цінності документів, складає описи та акти на державне зберігання, готує матеріали про визначення документів до знищення, які не мають наукової, історичної цінності, не передаються на державне зберігання.

  31. Організовує роботу по реєстрації, обліку і зберіганню протягом установленого терміну розпоряджень голови райдержадміністрації та своєчасну відправку їх обласній держадміністрації.

   32. Організовує роботу по реєстрації, обліку і зберіганню протягом установленого терміну  наказів керівника апарату райдержадміністрації.

   33. Готує та надсилає за формою до центрально – західного міжрегіонального управління міністерства юстиції (м.Хмельницький)  переліки прийнятих райдержадміністрацією нормативно – правових актів.

   34. Здійснює реєстрацію та контроль запитів публічної інформації.

 35. Приймає, реєструє, веде облік, забезпечує зберігання, здійснює контроль за підготовкою та поданням інформації обласній держадміністрації документів з грифом «Для службового користування».

    36. Оприлюднює матеріали, які відносяться до компетенції відділу на сайті  відділу апарату райдержадміністрації та в пресі.

  37. Здійснює опрацювання проектів розпоряджень голови районної державної адміністрації, рішень колегії райдержадміністрації, за дорученням голови райдержадміністрації розробляє проекти розпоряджень з питань, віднесених до компетенції відділу, забезпечує дотримання вимог чинного законодавства під час їх підготовки та оприлюднює їх у порядку передбаченому Законом України «Про доступ до публічної інформації».

 38. Координує роботу щодо підготовки та проведення структурними підрозділами райдержадміністрації за участю голови райдержадміністрації масових заходів, урочистостей, зборів адміністративно – господарського активу району, робочих поїздок до населених пунктів району.

  39. Здійснює організаційне та матеріально – технічне забезпечення підготовки та проведення засідань колегії, нарад, інших заходів, що проводяться головою районної державної адміністрації та його заступниками, робочих поїздок в трудові колективи району.

  40. Формує відповідно до Регламенту районної державної адміністрації проект плану засідань колегії районної державної адміністрації на рік, який подає на затвердження голові районної державної адміністрації.

   41. Здійснює моніторинг роботи консультативних, дорадчих органів, утворених при райдержадміністрації.

Надає, у разі необхідності, методичну та організаційну допомогу створеним головою районної державної адміністрації дорадчим та іншим допоміжним органам, службам, комісіям у виконанні ними своїх повноважень.

  42. Розробляє проект Регламенту районної державної адміністрації, розподілу обов’язків між головою районної державної адміністрації,   заступником голови районної державної адміністрації та керівником апарату районної  державної  адміністрації, Положення про апарат районної державної адміністрації, Положення про колегію районної державної адміністрації та її персональний склад, а також проекти відповідних розпоряджень голови районної державної адміністрації про внесення змін до цих документів.

    43. Готує разом з іншими підрозділами райдержадміністрації інформаційні, аналітичні та інші матеріали, огляди, виступи, доповіді, проекти розпорядчих документів і доручень, матеріали для прес-конференцій, зустрічей голови райдержадміністрації з представниками засобів масової інформації, тощо.

  44. Разом з іншими структурними підрозділами райдержадміністрації забезпечує вирішення питань, пов’язаних з участю голови райдержадміністрації, в заходах, що проводяться спільно з обласною державною адміністрацією.

    45. За пропозиціями структурних підрозділів райдержадміністрації, погодженими у відповідному порядку із заступником голови районної державної адміністрації, керівником апарату районної державної адміністрації (відповідно до розподілу обов’язків) готує проекти річного та квартальних планів районної державної адміністрації, проект відповідного розпорядження та подає голові районної державної адміністрації для затвердження, забезпечує підготовку звітів про їх виконання.

Формує плани заходів, що проводяться райдержадміністрацією протягом місяця, тижня.

Плани роботи та плани основних заходів районної державної адміністрації підлягають оприлюдненню на її офіційному веб-сайті в порядку, передбаченому Законом України «Про доступ до публічної інформації».

  46. Забезпечує реалізацію заходів, пов’язаних з підготовкою та проведенням виборів, референдумів, опитувань населення, в частині матеріально-технічного забезпечення виборчих комісій.

   47. Здійснює організаційне забезпечення проведення структурними підрозділами райдержадміністрації перевірок щодо здійснення органами місцевого самоврядування делегованих повноважень органів виконавчої влади.

   48. Забезпечує взаємозв’язок голови районної державної адміністрації з органами місцевого самоврядування. Надає методичну та практичну допомогу виконкомам місцевих рад в організаційно - масовій роботі.

  49. Оперативно розглядає віднесені до компетенції відділу питання і готує для доповіді голові районної державної адміністрації,  заступнику голови районної державної адміністрації та керівнику апарату районної державної адміністрації проекти відповідних документів або пропозиції про порядок подальшого розгляду і вирішення поставлених питань.

  50. Розглядає за дорученням голови районної державної адміністрації,   заступника голови районної державної адміністрації та керівника апарату районної державної адміністрації, заяви, скарги, інші звернення громадян, що відносяться до компетенції відділу.

   51. Готує аналітичні, інформаційні та інші матеріали з організаційних питань, що розглядаються головою районної державної адміністрації.

   52. Опрацьовує матеріали щодо відзначення підприємств, установ, організацій, а також громадян району державними нагородами України, відзнаками Кабінету Міністрів України, обласної та районної державних адміністрацій.

   53. Отримує у відповідних державних органах, установах і організаціях необхідні для роботи документи і матеріали.

  54. Працівники відділу, у разі необхідності, беруть участь у роботі дорадчих та консультативних органах створених при районній державній адміністрації, а також засіданнях сесій, виконавчих комітетів міської, селищних і сільських рад.

   55. Забезпечує реалізацію державної політики у сфері інформаційної діяльності та комунікацій з громадськістю на території району.

  56. Створює належні умови для діяльності інститутів громадянського суспільства в районі, участі громадськості у формуванні та реалізації державної та регіональної політики.

   57.  Аналізує та прогнозує суспільно політичні процеси в районі.

 58. Сприяє органам виконавчої влади та місцевого самоврядування у розвитку їх зв’язків з політичними партіями, громадськими організаціями та засобами масової інформації.

   59.  Сприяє реалізації конституційного права громадян на свободу слова та безперешкодній діяльності засобів масової інформації.

 60. Поширює інформації про діяльність райдержадміністрації та її структурних підрозділів через засоби масової інформації та мережу Інтернет.

            ІІІ.  Права відділу

   1. Залучати спеціалістів структурних підрозділів апарату, відділів, управлінь райдержадміністрації до підготовки проектів документів за дорученням керівництва.

   2. Вимагати від структурних підрозділів райдержадміністрації відомості, необхідні для вдосконалення форм і методів роботи з документами та зверненнями громадян.

    3. Повертати виконавцям документи і вимагати їх доопрацювання  у  разі порушення встановлених вимог.     

   4. Проводити в структурних підрозділах районної державної адміністрації та органах місцевого самоврядування в частині  делегованих    їм   повноважень органів виконавчої влади перевірки виконання розпоряджень та доручень голів обласної та районної державних адміністрацій.

  5. Одержувати   необхідну   інформацію,   а  в   разі   потреби   -  відповідні документи    від  структурних   підрозділів   районної   державної    адміністрації,   органів місцевого самоврядування в частині делегованих їм повноважень органів виконавчої влади.

   6.  Брати    участь  у   засіданнях   колегій,   нарадах,  що   проводяться     в структурних підрозділах районної державної адміністрації.

  7. Подавати  в  установленому  порядку відповідні пропозиції і перевіряти повноту  усунення  порушень   та  недоліків,    виявлених    у  ході    проведення  попередніх перевірок.

   8.  Одержувати     від    структурних    підрозділів    районної   державної    адміністрації,  органів  місцевого  самоврядування    в   частині    делегованих   їм  повноважень   органів   виконавчої  влади  письмові  та  усні  пояснення  з  питань,   що  виникають    під   час  перевірок  виконання   розпоряджень   та    доручень  голів  обласної та районної державних адміністрацій.

    9. Залучати в установленому порядку спеціалістів структурних підрозділів районної державної адміністрації, працівників підприємств, установ і організацій  (за їх згодою)  для  проведення  перевірок  та  вжиття  необхідних  заходів    щодо оперативного усунення виявлених недоліків у виконанні зазначених документів.

  10.  Зауваження    та    вказівки     начальника      відділу    щодо своєчасного       і    якісного    виконання   документів   органів    вищого       рівня, пропозицій,       заяв     і     скарг       громадян,             доручень            керівництва райдержадміністрації,      організації     діловодства      є     обов’язковими        для     виконання    всіма      працівниками    апарату  районної держадміністрації.

   11. Скликати в установленому порядку наради з питань, що належать до його компетенції.

  12. Вносити на розгляд керівництва районної державної адміністрації проекти розпоряджень, планів заходів, доповідні записки та інформації з питань, що належать до його компетенції.

         Покладення  на     відділ       обов’язків,    не передбачених цим Положенням не допускаються.                                           

             ІУ. Структура відділу

  1. Відділ  очолює начальник, який  призначається  на  посаду    та звільняється  з  посади керівником апарату райдержадміністрації відповідно  до Законів України «Про місцеві державні адміністрації»  та     «Про державну службу».

     На посаду  начальника   відділу призначається   особа  з   вищою освітою, не  нижче  ступеня магістра,   досвідом  роботи  на  посадах державної  служби категорії  «Б»  чи  «В»   або   досвід   служби    в  органах    місцевого   самоврядування,  або  на керівних  посадах  підприємств, установ  та  організацій  незалежно    від   форм  власності не менше одного року.

 2. Структура і чисельність працівників відділу затверджується    головою районної державної адміністрації.

 3. Спеціалісти відділу призначаються на посаду та звільняються з посади керівником державної служби згідно законодавства України.

 4 Начальник  відділу:

       1)  приймає   участь  в   апаратних  нарадах  голови  районної   державної адміністрації;

       2)  здійснює безпосереднє керівництво діяльністю  відділу і  персонально відповідає  за  виконання  покладених на  відділ  завдань;

       3) планує роботу відділу і забезпечує виконання   плану роботи    відділу.

Приймає участь у плануванні роботи районної державної адміністрації;

    4)  визначає  завдання  і  розподіляє  обов’язки між працівниками відділу, аналізує   результати  роботи  і вживає заходів  щодо  підвищення  ефективності діяльності відділу, забезпечує підвищення кваліфікації працівників відділу;

    5)  затверджує,  за      погодженням     із  керівником  апарату     районної  державної адміністрації, виконання інших службових документів, віднесених до компетенції відділу;

    6)  забезпечує    підготовку   проектів   розпоряджень    голови   районної державної адміністрації, виконання інших службових документів,  віднесених до компетенції відділу;

      7)  виконує   за  дорученням   голови   районної   державної адміністрації, заступників    голови   районної   державної   адміністрації,    керівника  апарату районної   державної   адміністрації   інші  обов’язки   і   повноваження;

     8)  в   разі   відсутності  начальника  відділу,  заміщує  та   виконує    його функції   головний  спеціаліст   відділу апарату районної державної адміністрації.